В последние годы транспортные и многие другие компании все чаще покупают топливо по топливным картам. Такие платежные средства не только упрощают процесс заправки, но и помогают эффективно контролировать расходы. Рассмотрим подробнее, что такое топливные карты, как они работают и какие преимущества дают бизнесу.
Специальное платежное средство
Топливная карта используется для покупки горючего на АЗС по безналичному расчету. Она либо привязана к конкретной сети заправок, либо универсальная. Во втором случае у клиента есть возможность расплачиваться на разных автозаправочных станциях. Поэтому универсальные топливные карты считаются более предпочтительными для бизнеса.
Принцип работы
Тут все просто: эти платежные средства мало отличаются от тех, что предлагаются банками. Водитель заправляет нужное количество топлива, а затем предъявляет пластиковый носитель на кассе. Сотрудник заправки вводит сумму покупки в терминал и списывает средства со счета. Если денег достаточно, водитель получает чек, а руководитель организации — подробную информацию о проведенной транзакции. Данные о платеже автоматически передаются на сервер и отображаются в личном кабинете.
Преимущества решения
Для бизнеса, эксплуатирующего автотранспорт, заправлять топливо по топливным картам выгодно сразу по нескольким причинам:
- Контроль за расходами. Компания может отслеживать, сколько горючего приобретает каждый водитель, по какой цене и на каких заправочных станциях. И использовать данную информацию для выявления сверхнормативного расхода. Система помогает оптимизировать затраты, проверять сомнительные операции и предотвращать злоупотребления со стороны работников, не пересматривая тысячи бумажных чеков.
- Экономия. Топливная карта позволяет оформить вычет НДС. За счет этого можно сэкономить 20 % от стоимости приобретаемого горючего.
- Упрощенная бухгалтерия. Система автоматически формирует и направляет пользователям первичные учетные документы. Бухгалтеру достаточно принять их к учету. Оформление дополнительной документации не требуется.
- Безопасность. Чтобы точно избежать перерасхода средств, можно установить лимиты. Кроме того, топливные карты защищены PIN-кодами. В случае утери их можно быстро заблокировать через личный кабинет.
Как начать пользоваться топливными картами?
Для перехода на безналичную оплату горюче-смазочных материалов необходимо обратиться в процессинговую компанию, которая выпускает и обслуживает топливные карты. Вместе с заявкой следует предоставить информацию о своей компании и указать, какой тираж носителей необходим. Представители компании оперативно обработают запрос и выпустят нужное количество карт. Пользоваться ими можно будет сразу после пополнения счета.
Топливные карты в большинстве случаев работают по принципу предоплаты. На счет, указанный эмитентом, необходимо перевести определенную сумму, которая будет списываться при каждой заправке. Это можно сделать несколькими способами. Самый простой — отправить деньги с расчетного счета компании.
После того как баланс личного кабинета пополнен, необходимо настроить лимиты и задать пароли. Затем следует раздать карты водителям и провести краткий инструктаж по их использованию. Стоит уделить особое внимание вопросам безопасности. Хранить карты вместе с паролями запрещается. Иначе в случае утери или кражи носителя средствами на счету смогут воспользоваться злоумышленники.
